कलेक्टर कार्यालय में भौतिक डाक एवं फाइल प्रेषण तत्काल प्रभाव से बंद
रतलाम 03 सितंबर । जिला प्रशासन में शासकीय कार्यों के त्वरित, पारदर्शी एवं पेपरलेस निष्पादन तथा ई-ऑफिस प्रणाली के प्रभावी क्रियान्वयन के उद्देश्य से कलेक्टर श्री अजय कटेसरिया द्वारा जिले के समस्त अनुविभागीय अधिकारी (राजस्व) एवं तहसीलदारों को आवश्यक निर्देश जारी किए गए हैं।
निर्देशानुसार कलेक्टर कार्यालय को किसी भी प्रकार की भौतिक डाक अथवा भौतिक फाइल प्रेषित नहीं की जाएगी तथा अधीनस्थ कार्यालयों से कलेक्टर कार्यालय तक शासकीय डाक एवं फाइलों का भौतिक आवागमन तत्काल प्रभाव से बंद किया गया है।
ऐसे सभी प्रकरण जिनमें आदेश अनुमोदन स्वीकृति निर्णय अथवा अन्य किसी प्रकार की कार्यवाही अपेक्षित है अनिवार्य रूप से e-Office की e-File प्रणाली के माध्यम से ही प्रेषित किए जाएगें।
ऐसे प्रकरण जिनमें कलेक्टर कार्यालय अथवा अन्य जिला स्तरीय कार्यालय द्वारा केवल जानकारी प्रतिवेदन तथ्यात्मक विवरण अथवा अभिमत चाहा गया है उनका उत्तर संबंधित शाखा/अधिकारी की अधिकृत ई-मेल आईडी पर प्रेषित किया जाएगा। इस हेतु पृथक से भौतिक पत्र अथवा नस्ती भेजने की आवश्यकता नहीं होगी।
किसी भी स्तर पर केवल पत्र अग्रेषित करने जानकारी उपलब्ध कराने अथवा सामान्य पत्राचार के उद्देश्य से भौतिक डाक का मूवमेंट नहीं किया जाएगा। अत्यंत अपरिहार्य वैधानिक परिस्थिति को छोड़कर समस्त डिजिटल माध्यम से किया जाना सुनिश्चित किया जाएगा।
सीएम हेल्पलाइन के विशेष बंद (Special Closure) संबंधी प्रकरणों में प्रत्येक शिकायत के लिए पृथक रूप से एकल TOC file तैयार की जाएगी। संबंधित शिकायत से जुड़ी आवश्यक आदेश-पत्रिका प्रतिवेदन एवं अन्य आवश्यक दस्तावेजों को उसी TOC में क्रमबद्ध रूप से संलग्न कर e-File पर सक्षम स्तर से अनुमति प्राप्त की जाएगी। प्रत्येक शिकायत के लिए अलग-अलग e-File बनाने की आवश्यकता नहीं होगी किंतु प्रत्येक शिकायत की TOC पृथक एवं स्पष्ट रूप से पहचान योग्य होना आवश्यक होगा। केवल सीएम हेल्पलाइन के लिये 30 सितम्बर 2026 तक एक माह की संक्रमणकालीन छूट प्रदान की गई है।
समस्त अनुविभागीय अधिकारी (राजस्व) एवं तहसीलदारों को निर्देशित किया गया है कि वे अपने अधीनस्थ शाखाओं एवं कर्मचारियों को भी इन निर्देशों से अवगत कराएं तथा कलेक्टर कार्यालय हेतु कोई भौतिक डाक/फाइल डिस्पैच न की जाए। निर्देशों का कड़ाई से पालन सुनिश्चित करने के निर्देश दिए गए हैं।