सभी शासकीय कार्यालयों में ई-फाइलों का व्यवस्थित तरीके से होगा संधारण

कलेक्टर श्री कटेसरिया ने ई-ऑफिस प्रणाली के प्रभावी क्रियान्वयन के निर्देश दिए

रतलाम 12 नवंबर । कलेक्टर एवं जिला दण्डाधिकारी श्री अजय कटेसरिया ने जिले के समस्त शासकीय कार्यालयों में प्रशासनिक कार्यों के त्वरित, पारदर्शी और व्यवस्थित संपादन के लिए लागू ई-ऑफिस (e-Office) प्रणाली के प्रभावी क्रियान्वयन हेतु विस्तृत दिशा-निर्देश जारी किए हैं।
कलेक्टर श्री कटेसरिया ने बताया कि ई-ऑफिस पर नस्तियों के संधारण, दस्तावेजों के संलग्नीकरण, नोटशीट लेखन, फाइलों के संचालन एवं अनुमोदन प्रक्रिया में एकरूपता का अभाव परिलक्षित हो रहा है। कुछ कार्यालयों में अभी भी अनावश्यक रूप से भौतिक नस्तियों का संचालन किया जा रहा है। रतलाम के समस्त कार्यालय प्रमुखों एवं संबंधित अधिकारियों/कर्मचारियों को निर्देशित किया जाता है कि ई-ऑफिस प्रणाली के प्रभावी क्रियान्वयन हेतु निर्देशों का अनिवार्य रूप से पालन सुनिश्चित करें।
ई- नस्तियों का व्यवस्थित संधारण: ई-ऑफिस में नस्ती का नाम स्पष्ट, संक्षिप्त एवं विषय के अनुरूप रखा जाए। संबंधित दस्तावेजों को Table of Contents (TOC) में व्यवस्थित रूप से संलग्न किया जाए। दस्तावेजों को केवल नोटशीट के साथ अनावश्यक रूप से संलग्न करने के स्थान पर निर्धारित स्थान पर अपलोड किया जाए, जिससे अभिलेखों को आसानी से देखा जा सके।
ई-ऑफिस में प्रस्तुत प्रत्येक नस्ती की नोटशीट में प्रकरण के आवश्यक तथ्य, संबंधित नियम/निर्देश, पूर्व कार्यवाही एवं प्रस्तावित निर्णय संक्षेप में तथा स्पष्ट रूप से अंकित किए जाएं। अनावश्यक रूप से लंबी नोटशीट लिखने एवं संपूर्ण पत्राचार को पुनः नोटशीट में लिखने से बचा जाए।
एक ही विषय की नस्ती का निरंतर उपयोगः एक ही विषय अथवा एक ही शासकीय कर्मचारी की स्थापना संबंधी कार्यवाही हेतु यथासंभव पूर्व से प्रचलित नस्ती का उपयोग किया जाए। उदाहरणार्थ, किसी कर्मचारी के अवकाश, सेवा संबंधी पत्राचार अथवा अन्य संबंधित प्रकरणों में प्रत्येक बार नई नस्ती बनाने के स्थान पर संबंधित प्रचलित नस्ती में ही कार्यवाही की जाए। अनावश्यक रूप से समान विषय की अनेक नस्तियों का निर्माण नहीं किया जाए; जिससे विषय का संपूर्ण पत्राचार एवं निर्णय एक स्थान पर उपलब्ध रहे। जिन प्रकरणों में नई नस्ती बनाना आवश्यक हो, तो पूर्व नस्ती का स्पष्ट संदर्भ एवं लिंक अंकित किया जाए।
वित्तीय नस्तियों में अधिकारिता का उल्लेखः वित्तीय स्वीकृति, व्यय, भुगतान एवं अन्य वित्तीय विषयों की नस्तियों में संबंधित अधिकारी की वित्तीय अधिकारिता, स्वीकृति की सीमा, बजट प्रावधान तथा संबंधित वित्तीय नियमों का स्पष्ट उल्लेख किया जाए। सक्षम अधिकारी की वित्तीय अधिकारिता से बाहर के प्रकरण उचित माध्यम से सक्षम प्राधिकारी को प्रस्तुत किए जाएं।
अनुमोदन हेतु उपयुक्त शब्दों का प्रयोगः नोटशीट में अधिकारी से अनुमोदन प्राप्त करने के लिए सामान्यतः ‘अनुमोदनार्थ प्रस्तुत’ अथवा ‘आदेशार्थ प्रस्तुत’ जैसे उपयुक्त शब्दों का प्रयोग किया जाए। कार्यालयीन पदक्रम के अधिकारियों के लिए अनावश्यक रूप से ‘माननीय’ शब्द का प्रयोग नहीं किया जाएगा । यह शब्द संवैधानिक पदाधिकारियों एवं जनप्रतिनिधियों आदि के लिए निर्धारित प्रोटोकॉल के अनुसार प्रयुक्त किया जाए।
स्पष्ट प्रस्ताव एवं निर्णयः नस्तियों में केवल ‘अनुमोदन की दशा में’, ‘मान्य होने की दशा में जैसे अस्पष्ट एवं अनावश्यक वाक्यांशों का प्रयोग न किया जाए। यदि कोई अधिकारी अनुमोदन कर रहा है तो स्पष्ट है कि वह सहमत है तभी वह अनुमोदन कर रहा है। प्रस्ताव प्रस्तुत करने वाला अधिकारी स्पष्ट रूप से उल्लेख करें कि प्रकरण में क्या निर्णय लिया जाना अपेक्षित है तथा संबंधित नियमों के अंतर्गत उसका आधार क्या है।
पृष्ठ संदर्भ एवं Referencing: नोटशीट में जिस पत्र, आदेश, नियम, प्रतिवेदन अथवा दस्तावेज का उल्लेख किया जा रहा हो, उसका ई-ऑफिस में उपलब्ध पृष्ठ क्रमांक अथवा उपयुक्त संदर्भ स्पष्ट रूप से दर्शाया जाए। सुनिश्चित किया जाए कि निर्णय लेने वाला अधिकारी संदर्भित दस्तावेज को आसानी से देख सके।
डाक का संचालन ई-ऑफिस सेः कार्यालय में प्राप्त होने वाले पत्रों/डाक का पंजीयन एवं वितरण यथासंभव ई-ऑफिस की निर्धारित डाक प्रणाली के माध्यम से किया जाए। प्राप्त पत्रों को संबंधित शाखाओं एवं अधिकारियों को ई-ऑफिस के माध्यम से प्रेषित किया जाए। महत्वपूर्ण एवं समय-सीमा वाले पत्रों के निराकरण की नियमित निगरानी की जाए।

ड्राफ्ट तैयार करना एवं PDF अपलोड करना: ई-ऑफिस में आदेश, पत्र, परिपत्र एवं अन्य प्रारूप

यथासंभव ई-ऑफिस की उपलब्ध ड्राफ्टिंग सुविधा अथवा Document में तैयार किए जाएं। Word Document से सीधे ‘Save as PDF’ अथवा ‘Export as PDF’ के माध्यम से PDF बनाकर अपलोड किया जाए। अनावश्यक रूप से दस्तावेज का प्रिंट निकालकर उसे पुनः स्कैन करके अपलोड करने की प्रक्रिया से बचा जाए, जिससे समय, कागज एवं संसाधनों की बचत होने के साथ दस्तावेज की पठनीयता भी बनी रहे।
कर्मचारियों का प्रशिक्षण: जिन अधिकारियों एवं लिपिकीय कर्मचारियों को ई-ऑफिस में कार्य करने में कठिनाई हो, उन्हें जिला स्तर पर आयोजित प्रशिक्षण में सम्मिलित कराया जाए। जिला सूचना विज्ञान अधिकारी/संबंधित तकनीकी दल द्वारा आवश्यकतानुसार व्यावहारिक प्रशिक्षण एवं तकनीकी सहायता उपलब्ध कराई जाए। कार्यालय प्रमुख यह सुनिश्चित करें कि उनके अधीनस्थ सभी संबंधित अधिकारी एवं कर्मचारी ई-ऑफिस प्रणाली पर नियमित रूप से कार्य करने में सक्षम हों।
कलेक्टर एवं जिला दण्डाधिकारी ने समस्त जिला अधिकारियों, अनुविभागीय अधिकारियों (राजस्व), तहसीलदारों, जनपद पंचायतों के मुख्य कार्यपालन अधिकारियों और नगर निगम आयुक्त सहित सभी संबंधित कार्यालय प्रमुखों को इन निर्देशों का कड़ाई से पालन सुनिश्चित करने के निर्देश दिए हैं।